Nederlandse verkoopfactuur eisen

Factuureisen

In bepaalde situaties bent u verplicht een factuur uit te reiken. Geldt deze verplichting voor u? Dan vermeldt u op uw facturen altijd de volgende basisgegevens:

  • uw volledige naam en die van uw afnemer
    U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
  • uw volledige adres en dat van uw afnemer
    U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • uw btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • uw KvK-nummer
  • de datum waarop de factuur is uitgereikt
  • een opeenvolgend nummer
  • de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
  • de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
    Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt
  • het btw-bedrag

In sommige situaties gelden aangepaste regels voor facturen.


Wie zijn verplicht te factureren?

U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuurt u een factuur. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: verenigingen en stichtingen.

Goederen en diensten aan particulieren

Verkoopt u goederen of diensten aan particulieren? Dan bent u niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties:

  • U bent een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer.
  • U levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
  • Uw levering is een afstandsverkoop.

Welke ondernemers hoeven niet aan alle factuureisen te voldoen?

De volgende ondernemers hoeven geen facturen te maken die aan alle eisen voldoen:

  • ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer
  • ondernemers in de horeca
  • ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren
    Bent u gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet u voor de belaste goederen of diensten wel factureren.
  • ondernemers die vallen onder de landbouwregeling of de veehandelregeling
  • ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)
    Zie hiervoor Factuur uitgereikt door afnemer.

Let op!

Bij een intracommunautaire levering moet u altijd een factuur uitreiken. 
Is er sprake van een vooruitbetaling in verband met een intracommunautaire levering?
Dan hoeft u daarvoor geen factuur uit te reiken
.


Uw facturen bewaren

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.

Let op!

Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar:

  • elektronische diensten
  • telecommunicatiediensten
  • radio- en televisieomroepdiensten

Wat deze diensten inhouden, leest u bij Digitale diensten.

Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand

U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn  van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.


Comments