Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Beginbalans

Per administratie wordt bij het instellen van de administratie een 'eerste' boekjaar ingegeven. Dit is het eerste boekjaar waarvan in Yuki de administratie wordt bijgehouden. Om fouten in het dagelijkse gebruik te voorkomen kun je geen boekingen aanmaken met een datum voor de startdatum van dat eerste boekjaar. 


LET OP!

Dit boekjaar kan alleen worden gewijzigd als er nog geen transacties zijn gedaan op dit jaar.


Om de beginbalans van het eerste boekjaar in Yuki aan te maken dien je de eindbalans van het boekjaar daarvoor in te voeren. Dat kan dus enkel in een speciale memoriaal 'Beginbalans' (documenttype 'Beginbalans'). Dit memoriaal heeft enkele bijzondere kenmerken:
  • Je kunt enkel een datum gebruiken die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki.
  • Je kunt geen omzet- en kostenrekeningen gebruiken immers resultatenrekeningen zijn niet toegestaan
  • Je kunt niet direct op grootboekrekeningen van een bankrekening of kas boeken.

LET OP!
Enkel gebruikers met de rol 'Backoffice' of 'Externe accountant'  maken een beginbalans aan in een administratie.



Beginbalans invoeren


In de praktijk maak je verschillende beginbalans boekingen aan:
  • het invoeren (als documenttype 'Beginbalans') of importeren van de proef-saldibalans van het laatste boekjaar

    LET OP! 
    Het saldo van elke bankrekening moet worden geboekt op '11099 Tussenrekening beginbalans banken'.

  • Openstaande posten debiteuren
  • Openstaande posten crediteuren
  • Invoeren van gedetailleerde investeringsstaat (activastaat).

LET OP!
Op deze openstaande posten kunnen GEEN aanmaningen verstuurd worden! Indien je dat wilt, moet je de openstaande posten uit de beginbalans als documenten aanleveren.

LET OP!
Als je gebruik wilt maken van de activastaat, moet je de beginbalans uitgesplitst invoeren en activum inboeken op de eerste datum waarop het reeds werd afgeschreven. 

De onderstaande rekeningen worden vaak bij het invoeren van een beginbalans tijdelijk vervangen door de volgende tussenrekeningen:
    • Debiteuren (Klanten) -> 13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren
    • Crediteuren (Leveranciers) -> 16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren
    • Bankrekeningen -> 11099 Tussenrekening beginbalans banken
    • Immateriële en Materiële vaste activa -> 02999 Tussenrekening beginbalans activa
      (hierna kun je in een apart memoriaal de activa verder detailleren)
    • Afschrijvingen -> 02999 Tussenrekening beginbalans activa
      (De afschrijvingen per activa kun je later via de activastaat invoeren).

Yuki gebruikt de bovenstaande tussenrekeningen automatisch in de volgende situaties:
  • Als je een beginsaldo invult bij het aanleggen van een bankrekening of creditcardrekening.
  • Als je een factuur invoert met een datum die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki
  • Als je op een regel van de activastaat een bedrag afschrijving op beginbalans invoert.
Op de tussenrekeningen beginbalans kunnen enkel boekingen voorkomen met een datum die ligt voor de beginbalans.



Eindbalans importeren


Je kunt ook een eindbalans importeren. Dat werkt hetzelfde als het importeren van een normale memoriaalboeking. Let daarbij wel op dat als je een datum gebruikt die voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki ligt, je automatisch een beginbalansboeking aanmaakt en je dus geen omzet-en kostenrekening mag gebruiken en ook geen bankrekeningen of kas kunt gebruiken.



Openstaande posten debiteuren en crediteuren


Om de lijst van openstaande facturen van klanten en leveranciers in te voeren zijn er vier opties:
  • Inscannen van de facturen die nog open staan en deze normaal boeken.
    Yuki ziet dat het om facturen gaat die in de beginbalans thuis horen en zal de boeking daarop aanpassen (geen btw boeken en de rekeningen '16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren' en '13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren' worden gebruikt).
    I
    n België: '499100 Wachtrekening Openingsbalans' als tegenrekening boeken.
      
     
    Dit is de beste optie, maar kost soms iets meer tijd. Het voordeel is dat het document van de factuur ook direct beschikbaar is.
  • Invoeren van de saldilijst.
    Maak een memoriaal 'Beginbalans' aan waarbij je per regel het totaalsaldo van de klant of leverancier boekt. Boek vervolgens het totaalsaldo van alle regels tegen op de rekening '16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren'  en/of '13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren' (in België: '499100 Wachtrekening Openingsbalans').
    Als het goed is sluit het totaalsaldo van de beide tussenrekeningen aan op het saldo op de proef- en saldibalans.
  • Invoeren van gedetailleerde lijst van openstaande facturen.
    Vul per regel het factuurnummer in de omschrijving in. Als je de oorspronkelijke factuurdatum van elke factuur wenst in te voeren dien je de regel op die datum te boeken en tevens per factuur op diezelfde datum een tegenboeking aan te maken op de rekening '16001 Tussenrekening beginbalans crediteuren' en '13001 Tussenrekening beginbalans debiteuren' (in België: '499100 Wachtrekening Openingsbalans').

  • Importeren van een lijst.
    Maak in Excel een lijst aan in het door Yuki gewenste formaat en sla die lijst op als CSV-bestand.



Beginbalans van bank invoeren


Je kunt het beginsaldo van een bankrekening niet via een boeking in de beginbalans invoeren. Om het saldo op de juiste rekening in Yuki te krijgen ga je als volgt te werk:
  • Voer het saldo van elke bankrekening die voorkomt op de saldibalans van het vorige boekjaar in op de rekening '11099 Tussenrekening beginbalans banken' (in België: '499100 Wachtrekening Openingsbalans')
  • Open de module 'Bank' en klik vervolgens op 'Bankrekeningen' om elke bankrekening aan te maken die het bedrijf heeft.
  • Voer voor elke bankrekening in het veld 'Beginsaldo' het juiste saldo in (saldo op de laatste datum voor de start van het eerste boekjaar in Yuki). Dat saldo wordt dan automatisch tegengeboekt op de '11099 Tussenrekening beginbalans banken' (in België: '499100 Wachtrekening Openingsbalans').




Activastaat (afschrijvingstabel) invoeren


Zie hiervoor de helppagina Activastaat en beginbalans.



Zie ook: