Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Aanmaken beginbalans voor Backoffice of accountant

Per administratie wordt bij het instellen van de administratie een "eerste" boekjaar ingegeven. Dit is het eerste boekjaar waarvan in Yuki de administratie wordt bijgehouden. 
Om fouten in het dagelijkse gebruik te voorkomen kun je geen boekingen aanmaken met een datum voor de startdatum van dat eerste boekjaar. Enkel via een boeking van het type "Beginbalans" kun je boeken op een datum die ligt voor die startdatum.

Beginbalans invoeren

Om de beginbalans van het eerste boekjaar in Yuki aan te maken dien je de eindbalans van boekjaar daarvoor in te voeren. Dat kan dus enkel in een speciaal beginbalans-Memoriaal. Dit memoriaal heeft enkele bijzondere kenmerken:
  • Je kunt enkel een datum gebruiken die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar 
  • Je kunt geen omzet- en kostenrekeningen gebruiken 
  • Je kunt niet direct op grootboekrekeningen van een bankrekening of kas boeken
In de praktijk maak je verschillende beginbalans boekingen aan:
  • het invoeren/importeren van de proef-saldibalans van het laatste boekjaar
  • Openstaande posten debiteuren
  • Openstaande posten crediteuren
  • Invoeren van gedetailleerde investeringsstaat
Je vind het Beginbalans Memoriaal onder Boekhouding -> Memoriaal of via BO -> onder acties Memoriaal. Kies daar voor het type Beginbalans
Let wel op dat er op deze openstaande posten GEEN aanmaningen verstuurd kunnen worden! Indien je dat wilt, moet je de openstaande posten uit de beginbalans als documenten aanleveren.

Let op: als je gebruik wilt maken van de Activastaten, moet je de beginbalans uitgesplitst invoeren en activum inboeken op de eerste datum waarop het reeds werd afgeschreven.

Alleen via een document van het type Beginbalans kun je boekingen maken voor de startdatum van het eerste Boekjaar van de administratie. Dit boekjaar kan alleen worden gewijzigd als er nog geen transacties zijn gedaan op dit jaar.

Eindbalans importeren

Je kunt ook een eindbalans importeren. Dat werkt hetzelfde als het importeren van een normale memoriaalboeking. Let daarbij wel op dat als je een datum gebruikt die voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki ligt, je automatisch een beginbalansboeking aanmaakt en je dus geen omzet-en kostenrekening mag gebruiken en ook geen bankrekeningen kunt gebruiken.

Tips bij het invoeren of importeren van de beginbalans


Invoeren of importeren van de proef- saldibalans

  • Scan of upload de proef- saldibalans en boek dat document in als "Beginbalans"
  • De in te voeren beginbalans bevat enkel de balansrekeningen van de proef-saldibalans, 
    immers resultatenrekeningen zijn niet toegestaan
  • De beginbalans wordt ingevoerd met als boekdatum de laatste dag van het boekjaar
  • De volgende rekeningen worden vaak bij het inboeken tijdelijk vervangen door de volgende tussenrekeningen
    • Debiteuren (Klanten) -> 13001 - Tussenrekening beginbalans debiteuren
    • Crediteuren (Leveranciers) -> 16001 - Tussenrekening beginbalans Crediteuren
    • Bankrekeningen -> 11099Tussenrekening beginbalans Banken
    • Immateriële en Materiële vaste activa -> 02999 - Tussenrekening beginbalans activa
      (hierna kun je in een apart memoriaal de activa verder detailleren)
    • Afschrijvingen -> 02999 - Tussenrekening beginbalans activa
      (De afschrijvingen per activa kun je later via de Activastaat invoeren)

Inbrengen van openstaande facturen van klanten en leveranciers

Om de lijst van openstaande facturen van klanten en leveranciers in te voeren zijn er 4 opties:
  • Inscannen van de facturen die nog open staan en deze normaal boeken. Yuki ziet dat het om facturen gaat die in de beginbalans thuis horen en zal de boeking daarop aanpassen (geen btw boeken en de rekening "Tussenrekening beginbalans crediteuren" 16001 en "tussenrekening beginbalans debiteuren" 13001
  • (in België: 499100 Wachtrekening Openingsbalans) als tegenrekening boeken).  Dit is de beste optie, maar kost soms iets meer tijd. Het voordeel is dat het document van de factuur ook direct beschikbaar is.
  • Invoeren van de saldilijst. Maak een beginbalans memoriaal aan met per regel het saldo van de klant/leverancier. Boek het saldo van alle regels tegen op de rekening "Tussenrekening beginbalans crediteuren" 16001 en "tussenrekening beginbalans debiteuren" 13001  (in België: 499100 Wachtrekening Openingsbalans).
    Als het goed is sluit dat saldo aan op het saldo op de proef-saldibalans
  • Invoeren van gedetailleerde lijst van openstaande facturen:  Vul het factuurnummer in de omschrijving in. Als je de oorspronkelijke factuurdatum van elke factuur wenst in te voeren dien je de regel op die datum te boeken en tevens per factuur op diezelfde datum een tegenboeking aan te maken op de rekening "Tussenrekening beginbalans crediteuren" 16001 en "tussenrekening beginbalans debiteuren" 13001 (in België: 499100 Wachtrekening Openingsbalans).
  • Importeren van een lijst. Maak in Excel een lijst aan in het door Yuki gewenste formaat en sla die lijst op als csv bestand.

Beginbalans van de bank invoeren

Je kunt het beginsaldo van een bankrekening niet via een beginbalansboeking invoeren. Om het saldo op de juiste rekening te krijgen ga je als volgt te werk:
  1. Voer het saldo van elke bankrekening die voorkomt op de saldibalans van het vorige boekjaar in
    op de "11099 Tussenrekening beginbalans banken" (in België: 499100 Wachtrekening Openingsbalans)
  2. Maak bij de sectie Boekhouding->Bank elke bankrekening aan die de onderneming heeft
  3. Voer daar in het veld beginsaldo het juiste saldo in op de laatste datum voor de start van het eerste boekjaar in Yuki. Dat saldo wordt dan automatisch tegengeboekt op de "11099 Tussenrekening beginbalans banken" (in België: 499100 Wachtrekening Openingsbalans)

Activastaat (afschrijvingstabel) invoeren

Zie hiervoor de documentatie van de activastaat.

Controleer het saldo "Tussenrekeningen beginbalans 11099, 13001, 16001 en de 02999" 
(in België: 499100 Wachtrekening Openingsbalans)

De rekeningen wordt gebruikt om bepaalde posten van de Beginbalans te specificeren. Dat is o.a. gebruikelijk voor:
  • Bankrekeningen
  • Post Crediteuren (Leveranciers)
  • Post Debiteuren (Klanten)
  • Overlopende activa of passiva 
Het Yuki platform gebruikt de rekeningen automatisch in de volgende situaties:
  • Als je een beginsaldo invult bij het aanleggen van een bankrekening of CC rekening
  • Als je een factuur invoert met een datum die ligt voor de startdatum van het eerste boekjaar in Yuki
  • Als je op een regel van de activa staat een bedrag afschrijving op beginbalans invoert.
Op de tussen rekeningen beginbalans kunnen enkel boekingen voorkomen met een datum die ligt voor de beginbalans.

ZIE OOK


Comments