Documentatie‎ > ‎

Betalen via betaalbestanden in PAIN formaat

Over PAIN betaal- of incassobestand

Tot 1 augustus 2014 kon je verzamelbetalingen aanleveren in het zogenaamde CLIEOP-formaat. CLIEOP is onder SEPA vervangen door het PAIN formaat. De meeste banken kunnen de PAIN -bestanden verwerken en 'spreken over SEPA bestand. Het voordeel van het SEPA formaat is dat je nu ook EURO-betalingen binnen Europa via hetzelfde bestand kunt aanleveren.

Een SEPA-PAIN-bestand bevat één of meer groepen posten die bestaan uit zakelijke betalingen of incasso-opdrachten van dezelfde opdrachtgever. Bij zakelijke betalingen hebben alle posten in de groep hetzelfde rekeningnummer van de betaler, bij incasso-opdrachten hebben ze hetzelfde rekeningnummer van de begunstigde. Zakelijke betalingen bevatten crediteurenbetalingen of salarisbetalingen (mogen veelal niet in hetzelfde PAIN/ClieOP meegenomen worden).

LET OP! Sinds 1 augustus 2014 is ClieOp vervangen door PAIN onder het SEPA-project. Er wordt nu gesproken over SEPA bestand.

Hoe maak je een betaalbestand aan?

  1. Selecteer eerst in de betaallijst de posten die je gaat betalen. Maak aparte betaalbestanden aan voor salarisbetalingen.
  2. Kies de bankrekening ten laste waarvan betaald moet worden.
  3. Klik vervolgens op de knop "Maak betaalbestand aan" in de menubalk.
  4. Vul een enkel een vaste omschrijving in als je aan alle betalingen dezelfde omschrijving wilt toevoegen. Meestal laat je dit veld leeg.
  5. Bewerk de betalingen waar nodig (geel bolletje)
  6. Vul ontbrekende gegevens aan of corrigeer incorrecte gegevens
  7. Valideer de bankrekening indien dat niet eerder gedaan is
  8. Maak definitief of Bewaar of Verwijder


Toelichting regels SEPA bestand

  • Vergrootglas: Klik hier om de details van de betaling te bekijken en eventueel aan te passen
  • Groen of geel bolletje. Groen als betaling gereed is voor verzending, geel als er nog wat ontbreekt of de bankrekening nog niet is geverifieerd.
  • Uitvoeringsdatum. Hiermee kun je betalingen agenderen voor betaling in de toekomst. Denk aan een betaling aan de belastingdienst die je niet wilt missen.
  • Naam ontvanger
  • Woon- of vestigingsplaats van de ontvanger. (verplicht bij betaling op postbankrekening)
  • Bankrekeningnummer van de ontvanger. Controleer dit nummer goed voordat de betaling wordt verzonden.
  • Bedrag van de betaling. Dit is het bedrag dat nog openstaat op de factuur. Het aanmaken van deelbetalingen is momenteel nog niet mogelijk vanuit Yuki.
  • Omschrijving van document waarvoor de betaling is bedoeld. Klik op de link om het document te openen.
  • Betalingskenmerk of betalingsomschrijving
  • Knop om betaling uit opdrachtlijst te verwijderen (betaling gaat weer terug naar de betaallijst)
Je ziet het totaalbedrag van de betalingen in het ClieOp-bestand rechts onderin het scherm. Als je verschillende uitvoeringsdata gebruikt krijg je per datum te zien hoeveel er die dag wordt betaald.

Bankrekeningen valideren

Om te voorkomen dat er betalingen gedaan worden naar een bankrekening die niet van de ontvanger is, dien je als gebruiker een bankrekening te valideren voor gebruik. Als dat voor een betaling nodig is verschijnt er een geel bolletje voor de regel. Klik op dat bolletje om de bankrekening te valideren. Je krijgt nu het document te zien waar de betaling betrekking op heeft. Controleer of de bankrekening op het document te vinden is. Je hebt drie keuzes:
  • Valideren de bankrekening voor alle betalingen aan die ontvanger. In het vervolg hoef je dan niet meer te valideren
  • Valideer de bankrekening enkel voor deze betaling (uitzondering)
  • Klik op het wijzigicoon in de knoppenbalk om de bankrekening aan te passen.
Mocht je een bankrekening ten onrechte gevalideerd hebben, dan kun je dat altijd weer ongedaan maken door op de bankrekening te klikken en daar de validatie ongedaan te maken.

SEPA-PAIN betaal- of incassobestand definitief maken

Het ClieOp-bestand is nu klaar voor verwerking. Je hebt nu drie mogelijkheden: 
  • Definitief maken: klik je op de knop Maak definitief. Er komt een window met de tekst: (LETOP : DEZE KNOP ZIET ALLEEN EEN GEBRUIKER EN NIET DE BACKOFFICE MEDEWERKER )"SEPA bestand gereed voor download"Er wordt automatisch een .bestand aangemaakt in de lijst met SEPA bestanden. Deze lijst vind je terug onder Historie in de Betaallijst in de module Bank. Het gedownloade bestand staat meestal in DOWNLOAD directory.
  • Als concept bewaren: Om de gegevens van het SEPA bestand als een concept te bewaren klik je op de knop Bewaren. Je kunt het dan later afmaken.
  • X Verwijderen: Om het concept ClieOp-bestand definitief te verwijderen klik je op de knop met de rode kruis. Alle verkoop- of inkoopfacturen worden weer in de betaallijst getoond als 'Te betalen'.
Let op! De meeste banken accepteren betaal-bestanden met uitvoeringsdatums die niet ouder zijn dan vijf dagen en niet nieuwer dan 30 dagen. Let daarop bij het definitief maken van het SEPA-bestand.


Versturen naar de bank

Nadat je het SEPA-bestand definitief hebt gemaakt (en tijdelijk hebt opgeslagen op de schijf van je computer) moet je het nog 'versturen' naar je bank en het daar ook autoriseren. De meeste banken hebben daarvoor in hun internet-portaal een functie om het bestand te 'Uploaden'. Nadat je dat gedaan hebt wordt gekeken of het bestand verwerkt kan worden. Als alles goed gaat krijg je dan de vraag om met een code of wachtwoord de definitieve verwerking door de bank goed te keuren.

Lukt het om de een of andere reden niet om het bestand te laten verwerken door de bank, ga dan terug naar de betaallijst. Ga daar naar historie en verwijder alsnog het SEPA-bestand zodat de facturen weer vrijgegeven worden voor betaling op een andere manier.

Belangrijk!!

De bank kan de betaling van de facturen specificeren en een regel per betaling opnemen in het bankafschrift, maar de meesten kunnen dit ook verdicht aanleveren en dan staat er maar een regel in het afschrift en die wordt geboekt naar Interne Overboekingen/Betalingen onderweg. Verdichten werkt dan ook kostenbesparend. ABN zet bijvoorbeeld op het afschrift: SEPA BATCH 0011131 0000002. Je kunt dan doorklikken naar het oorspronkelijke betaalbestand.

Zie ook