Documentatie‎ > ‎

Automatische documentverwerking (IDR)

In Yuki worden aangeleverde documenten zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Behalve gescande documenten kunnen bijvoorbeeld ook PDF, Office bestanden en UBL / XML facturen automatisch verwerkt worden.

De automatische documentverwerking gebeurt in het proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) genoemd wordt. Dit proces kan documenten classificeren, indexeren, verwerken en valideren. Deze intelligentie vormt de basis voor YUKI RA oftewel YUKI Robotic Accounting.


Classificatie


Classificatie is het correct herkennen van het type document dat aangeleverd is. Het type van een document kan bijvoorbeeld zijn inkoopfactuur, rekeningafschrift, salarisstrook, etc.


Indexeren


Het indexeren van een document is het ontleden van een document en het herkennen van specifieke velden in een document. Dit kan bijvoorbeeld het uitlezen van een totaalbedrag uit een factuur zijn of het herkennen van de adresgegevens van een leverancier van een factuur.


Verwerken


Het verwerken van de documenten gebeurt aan de hand van de verkregen resultaten uit de classificatie en indexeringsfase van het IDR proces. Aan de hand van eerder verkregen/geleerde informatie worden deze gegevens nog aangevuld en kan een document volledig verwerkt worden. Inkoopfacturen met een factuurwaarde boven de €10.000 worden nooit automatisch verwerkt en zullen altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice. In het document staat onder het IDR hoofdstuk dan de tekst: "Not auto-processed: Amount is too high for auto-processing".


Validatie


Na het verwerken van een document kan op basis van eerdere gegevens worden beslist of een document op de juiste manier automatisch verwerkt is. Daarnaast vindt een (snelle) handmatige validatie plaats door een medewerker van de Yuki backoffice.


OCR Herkenningsregels


Voor het verbeteren van de herkenning kunnen backoffice medewerkers ook OCR herkenningsregels aanmaken.