Documentatie‎ > ‎

Automatische documentverwerking (IDR)

In Yuki worden aangeleverde documenten zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Behalve gescande documenten kunnen bijvoorbeeld ook PDF, Office bestanden en UBL/XML facturen automatisch verwerkt worden.

De automatische documentverwerking gebeurt in het proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) genoemd wordt. Dit proces kan documenten classificeren, indexeren, verwerken en valideren. Deze intelligentie vormt de basis voor YUKI RA oftewel YUKI Robotic Accounting.

De details van de gegevens van de automatische verwerking van een document kunnen worden bekeken door rechtsboven in een verwerkt document te klikken op 'IDR details'.

LET OP!
Alleen gebruikers met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice' kunnen de IDR details bekijken.



Het volgende scherm wordt geopend:




Status

De status van een job die bestaat uit de herkenning en afhandeling van een document door de IDR.




Classificatie


Classificatie is het correct herkennen van het type document dat aangeleverd is. Het type van een document kan bijvoorbeeld zijn inkoopfactuur, rekeningafschrift, salarisstrook, etc.
Daarnaast wordt bij de documentsoort 'Inkoopfactuur' het resultaat getoond van de aangemaakte centrale (portaal) en lokale (domein) verwerkingsregels die van toepassing zijn op de factuur. 




Indexering


Het indexeren van een document is het ontleden van een document en het herkennen van specifieke velden in een document. Dit kan bijvoorbeeld het uitlezen van een totaalbedrag uit een factuur zijn of het herkennen van de adresgegevens van een leverancier van een factuur.




Automatische afhandeling (verwerken)


Het verwerken van de documenten gebeurt aan de hand van de verkregen resultaten uit de classificatie en indexeringsfase van het IDR proces. Aan de hand van eerder verkregen/geleerde informatie worden deze gegevens nog aangevuld en kan een document volledig verwerkt worden.



Onder 'Notities' worden de redenen vermeld waarom een document niet automatisch afgehandeld kan worden. Enkele voorbeelden zijn:
  • Inkoopfacturen met een factuurbedrag boven de 100.000 euro (en het document is geen UBL).
    Deze facturen zullen altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice. 
  • De afgelopen 18 maanden is er geen document verwerkt voor dezelfde administratie/leverancier/documentsoort
  • Het document is een duplicaat
  • Het document is een deel van een bundel
  • De leverancier/klant is handmatig geblokkeerd voor automatische verwerking (zie Standaardwaarden leverancier of klant vastleggen)
  • Etc.


Validatie


Na het verwerken van een document kan op basis van eerdere gegevens worden beslist of een document op de juiste manier automatisch verwerkt is. Daarnaast vindt een (snelle) handmatige validatie plaats door een gebruiker met de rol 'Backoffice'.


OCR Herkenningsregels


Voor het verbeteren van de herkenning kunnen gebruikers met de rol 'Backoffice' ook OCR herkenningsregels aanmaken.