Documentatie‎ > ‎

Archief, dossiers en tags

In Yuki zijn er drie manieren waarop gegevens zoals documenten, contacten en afspraken kunnen worden geordend en gekoppeld:

  • Archief
  • Dossiers
  • Tags.
Deze functies hebben enige overlap maar zijn zeker niet hetzelfde. Hieronder volgt een uitleg per functionaliteit.


Archief

 

In het archief kun je alle door Yuki verwerkte documenten terugvinden. Daarnaast kun je hier ook je persoonlijke documenten zelf in bewaren.
In de Yuki archiefkast zijn alle documenten geordend per map en binnen deze map zijn verschillende tabbladen aan te maken. 


Dossiers

 

Onder het tabblad 'Dossiers’ zijn de Yuki dossierladen te vinden. Een dossier bevat verschillende zaken die bij een onderwerp of project horen. Elk dossier kan het volgende bevatten:
  • Documenten
  • Banktransacties
  • Financiële transacties (transacties van in- en verkoopfacturen, memoriaalboekingen en financiële importbestanden)
  • Taken
  • Werkopdrachten (werkuren)
  • Relaties (bijvoorbeeld voor een mailing)
  • Afspraken (agenda)
  • E-mail (ook brieven).
Dossiers kunnen dus gebruikt worden om een overzicht te houden van bovenstaande zaken per onderwerp of project. Doordat een dossier een start- en einddatum heeft, kun je goed bijhouden welke lopende dossiers er op dit moment zijn. Verder kunnen dossiers gebruikt worden om structuur te behouden. Zo kan er per dossier bijvoorbeeld direct worden gezien welke openstaande taken er nog zijn en welke correspondentie er onlangs heeft plaatsgevonden. 


Tags

 

Een tag is in principe een etiket dat op verschillende digitale zaken kan worden geplakt. Op deze manier zijn deze makkelijk te identificeren en terug te vinden in Yuki. Eén of meerdere tag(s) kunnen worden toegevoegd aan:
  • Taken
  • Afspraken
  • Contacten
  • Documenten
  • Dossiers
  • E-mail.
Een praktisch voorbeeld van het gebruik van tags is het aanmaken van een mailing list met de Yuki e-mail. Bij contacten kan per contact een tag worden aangegeven bijvoorbeeld ‘tag1’. Wanneer je bij het opstellen van een e-mail in het veld voor de ontvanger (‘aan’) rechts op de zoekknop klikt, kun je hier klikken op 'Kies label'. Wanneer je hier ‘tag1’ selecteert, zal de e-mail naar alle contacten met deze tag worden verstuurd. Op deze manier hoeft niet elke persoon afzonderlijk te worden geselecteerd.

LET OP!
Je kunt ook de tag direct in het adresveld typen. De e-mail wordt dan direct naar alle contacten verstuurd. Als je een naam van een medewerker of relatie als TAG aanmaakt is er dus het risico dat de e-mail naar de mailing list gaat en niet naar de geadresseerde!!
  • Tags kunnen worden teruggevonden in het instellingen menu bij 'tags' of via de tag cloud.
  • Klik in de tag cloud met de rechtermuisknop op een tag voor extra opties. 

LET OP!
Het is in Yuki mogelijk om de tags 'WKR-6%', 'WKR-21%', 'WKR-0%' of 'NO-WKR-RELATED' aan transacties te koppelen.



Zie ook: