Documentatie‎ > ‎

Archief

Het archief is de plaats waar Yuki al haar documenten opslaat in overzichtelijke ordners. De bovenste plank is voor al je documenten die relevant zijn voor je boekhouding. Daar bekijkt de backoffice ook welke documenten er nog verwerkt moeten worden. In de rijen daaronder kun je zelf documenten archiveren, bijvoorbeeld verzekeringspolissen, akten, correspondentie, etc. Zo heb je een compleet digitaal archief in Yuki tot je beschikking.



Open de module 'Archief' door te klikken op het icoon 'Archief' bovenin je scherm. Het startscherm van de module 'Archief' wordt nu geopend:



Links in je scherm vind je de belangrijkste functies van de module 'Archief'. Ze worden hieronder kort beschreven.


Archiefkast
Hier zie je de twee planken met standaard ordners van je archief. Op de bovenste plank staan alle financiële en niet-financiële documenten die belangrijk zijn voor je administratie. Op de onderste plank kun je alle privé documenten in ordners bewaren, deze komen dus niet in je financiële administratie. 
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Archiefkast.


Recent door mij gelezen
Dit overzicht toont een lijst van documenten die je onlangs nog bekeken hebt. Dit is handig als je nogmaals een document wilt opvragen.
Voor een uitgebreide beschrijving van dit overzicht zie Recent door mij gelezen.


Nieuwsberichten
Een nieuwsbericht gebruik je in Yuki voor interne mededelingen, procedures of andere zaken die je bij elke gebruiker onder de aandacht wilt brengen. Bij een document kun je aangeven dat het om een (intern) nieuwsbericht gaat. Als je een document zo markeert komt het in de lijst van nieuwsberichten terecht. 
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Nieuwsberichten.


Scan/upload batches
Dit overzicht toont je wanneer bepaalde personen welke documenten hebben aangeleverd en wat daar de status van is: zijn ze al verwerkt door de Portaal backoffice of staan ze nog in behandeling.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Scan/upload batches


Digitale post
Dit is het overzicht dat toont welke documenten van buitenaf (via e-mail of Dropbox) in het archief terecht gekomen zijn. Controleer hier of alle documenten wel bedoeld zijn voor je administratie.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Digitale post.


Verwijderde documenten
Als je een document weggooit wordt het in de prullenbak geplaatst. Hier kun je zien welke documenten wanneegeb en door wie verwijderd werden. In bepaalde gevallen kun je het document hier weer terughalen.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Verwijderde documenten.


Herkenningsregels
Yuki herkent bij aangeleverde documenten automatisch diverse gegevens door gebruik te maken van OCR. OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands, optische tekenherkenning; het uitlezen van tekst uit een afbeelding. Om de automatische verwerkingsgraad verder te verbeteren is het mogelijk lokale OCR herkenningsregels aan te maken.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie OCR herkenningsregels.


Workflowregels 
Deze regels zijn beschikbaar in een extra module binnen Yuki die je moet activeren via de Yuki Store.
Door gebruik te maken van de workflowregels kun je taken voor gebruikers laten genereren na de verwerking van een factuur zoals goedkeuring en vrijgave voor betaling.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Workflowregels.


Exporteren
Deze functie is niet toegankelijk voor de backoffice. 
Wil je een kopie van je archief ook buiten Yuki bewaren, vraag dan hier een export aan. Alle documenten worden dan in een ZIP bestand klaargezet zodat je deze kunt downloaden. Je krijgt een mailtje als het ZIP bestand klaar is (binnen 24 uur).
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Documenten exporteren.


Zoek
Met deze functie kun je in het archief zoeken naar documenten op aanmaker, naam, onderwerp en tag.


Nieuw document
Indien er (nog) geen gescand papieren document beschikbaar is kun je ook handmatig een document aanmaken en vervolgens verwerken in de administratie.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Handmatig document aanmaken.


Uploaden
Uploaden is het versturen van bestanden van je computer naar je domein op het internet. Dat kun je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van je banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar Yuki.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Uploaden van bestanden.


Scannen
Een makkelijke weg om documenten digitaal aan Yuki aan te leveren is door ze te scannen met behulp van de Yuki ScanWizard. De ScanWizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar je domeinzonder tussenstap.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie ScanWizard.


Scan formulieren
Yuki biedt twee scan formulieren aan om de aanlevering van data te vereenvoudigen namelijk een scan formulier voor bonnetjes én een kasstaat in PDF en in Excel (XLS).
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Scan formulieren.



Zie ook: