Documentatie‎ > ‎Accountants‎ > ‎

Memoriaalboekingen (Diverse posten) aanmaken

Wat is een memoriaal?


"Dagboek waarin in chronologische volgorde lopende zaken opgetekend worden." Het memoriaal dient ervoor om er alle - meestal incidenteel voorkomende - posten in te boeken die niet voortvloeien uit de reguliere documentstroom van facturen en bankafschriften. Veelal zullen dit correctieboekingen zijn of boekingen waaraan geen financiële transactie ten grondslag ligt, zoals afschrijvingsboekingen aan het eind van een boekingsperiode. Ook het van de voorraad afboeken, van de kostprijs- of inkoopwaarde van verkochte goederen, zal vaak via het memoriaal gebeuren. Andere typische memoriaalboekingen zijn de beginbalans en de salarisjournaalpost.


Memoriaalboekingen aanmaken


Als extern accountant kun je in een Yuki administratie zelf boekingen aanmaken. Dat doe je door memoriaalboekingen aan te maken of te importeren.

Er zijn vier manieren om memoriaalboekingen in Yuki te krijgen:
  • Document op gebruikelijke manier uploaden, waarna Yuki de boeking maakt
  • Via de snelfunctie op de grootboekkaart memoriaalboekingen genereren
  • Memoriaalboekingen importeren
  • Zelf handmatig memoriaalboekingen invoeren.


Documenten aanleveren


Yuki verzorgt graag ook de memoriaalboekingen mits het daarvoor de informatie krijgt aangeleverd. Dat kan bijvoorbeeld door het aanleveren van een afschrijvingsstaat of renteberekening. Lever het document op de gebruikelijke manier aan (scannen, uploaden of mailen) en het document wordt binnen 24 uur verwerkt.


Snelfunctie voor memoriaalboekingen


Vanuit een grootboekkaart kun je direct een eenvoudige memoriaalboeking aanmaken. Dat kan enkel voor een boeking die uit twee regels bestaat.


Memoriaalboekingen importeren


De snelste manier om memoriaalboekingen aan te maken is via een import of via de webservice. Dat geldt zeker voor regelmatig terugkerende journaalposten.


Zelf handmatig memoriaalboekingen invoeren


Open de module 'Boekhouding' en klik links in je scherm onder de kop 'Bewerken' op 'Memoriaal'. Ga vervolgens als volgt te werk:

Klik in de taakbalk op "Handmatige invoer".
In het volgende scherm wordt je gevraagd waar je het document vandaan wilt halen dat de basis is van je boeking. Zoals je weet wil Yuki zoveel mogelijk brondocumenten vastleggen zodat je later kunt achterhalen waarom een bepaalde boeking is gemaakt. Dat geldt zeker ook voor een memoriaalboeking. Je hebt hier vier mogelijkheden:
  • Een bestand uploaden (bijvoorbeeld een PDF-bestand of Excel-sheet)
  • Een aantal bestanden uploaden die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld: je hebt twee bladzijden gescand in JPG-formaat.
  • De scan wizard aanroepen om iets direct in te scannen
  • Je hebt geen document maar wilt het commentaar met de hand intypen in een soort Word-document.
Nadat je het document hebt binnengehaald of ingetypt, kan de boeking ingevoerd worden. Je ziet een scherm dat uit twee delen bestaat, rechts het document en links het invoerscherm.

Afbeelding toevoegen

Toelichting bij dit scherm


Het invoerscherm bestaat uit drie segmenten:
  • De "kopregel". Deze bevat gegevens die voor de hele boeking gelden
  • De regelinvoer. Je voert regel voor regel in.
  • Het overzicht van ingevoerde regels.

De kopregel


Administratie: als er maar één administratie in het domein zit, is de administratie een gegeven. Zijn er meer administraties, kies dan eerst hier voor welke administratie de boeking bedoeld is.
Datum: De datum is meteen de datum van de gehele boeking. Je kunt dus niet een boeking maken die over meer data loopt. Dat kan wel met de import.
Omschrijving: Dit wordt de omschrijving van het document (dat in het archief wordt geplaatst)
Eindejaarscorrectie: Dit veld wordt verderop in dit document nog besproken.

De regelinvoer


Grootboekrekening: type de code of de omschrijving in het veld of klik op het vergrootglas om het hele rekeningschema op te roepen.
Relatie: type de naam in van de klant, leverancier of medewerker.
Debet of credit bedrag. Vul het regelbedrag in een van de velden in. Tip: als je in het debetveld -1000 invoert is dat hetzelfde als +1000 in het creditveld (en andersom).
Omschrijving: Vul de omschrijving in die je op de grootboekkaart wilt tonen.

Klik op de knop 'Bewaren' om de regel te bewaren. Je kunt daarna direct de volgende regel invoeren.

Overzicht ingevoerde regels


De regels die je bewaard hebt, worden onder elkaar getoond in deze sectie.

Afbeelding toevoegen

Om een bestaande regel te wijzigen klik je op het icoon 'Bewerken' aan het begin van de regel. Om een regel te matchen met een ander document of transactie, klik je op het gele bolletje aan het einde van de regel.

LET OP!
Je kunt de boeking bewaren zonder dat deze in evenwicht is. Je ziet dat aan het saldo onderaan het scherm. Het saldo van de boeking wordt dan automatisch op een extra regel geboekt op de grootboekrekening 'Onbekende rekening'. Deze vind je weer terug op de balans.


Eindejaarscorrectie


De eindejaarscorrectie is een speciaal type memoriaalboeking. Dit type is bedoeld om aan het einde van het jaar het een correctie aan te brengen aan een grootboekkaart zodat het beginsaldo in het volgend jaar het gewenste saldo aangeeft (vaak 0,00) Een eindejaarscorrectie wordt als het ware geboekt tussen de eindbalans van het oude jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar. De boeking is niet zichtbaar in het jaar waarin deze geboekt is maar wordt wel meegenomen om het beginsaldo van het volgende jaar te berekenen.

Door in de kopregel het vakje 'Als eindejaarscorrectie boeken' aan te vinken krijgt de boeking deze eigenschap.


Zie ook:

Comments