Bundelbak (workflow)

Een aantal documenten die worden geüpload (met extensie JPG, GIF of PNG) komen eerst in de bundelbak terecht. Deze documenten moeten goed worden bekeken om te bepalen of ze eerst gebundeld moeten worden voordat ze kunnen worden doorgezet naar de workflow vanwaaruit ze kunnen worden verwerkt door de backoffice.

LET OP!
Een PDF komt niet in de bundelbak terecht. Een document dat uit meerdere pagina's bestaat moet worden gescand en geüpload als één PDF.

Met behulp van de snelkoppeling ’Workflow’ kan de backoffice een overzicht openen van alle aangeleverde documenten, banktransacties en vragen die nog afgehandeld moeten worden.

Open het domein waarvan je de documenten (van een administratie) wilt gaan verwerken door te klikken op > voor de naam van het domein.

Om te beginnen met het bundelen van documenten klik je op het icoon 'Bundelbak'.



In de bundelbak moet je altijd op zoek gaan naar documenten die in meerdere pagina's zijn geüpload dus bijvoorbeeld een factuur van twee pagina's die in twee losse pagina's is binnengekomen. Dit is niet altijd eenvoudig om te zien. 
Let vooral op:
  • twee pagina's van dezelfde leverancier waarbij de ene pagina geen totaalbedrag heeft en de andere wel
  • bijlagen die bij een factuur horen 
  • aanduidingen zoals 'Pagina 1/2', '2/2' etc.



Bovenin je scherm zie je de volgende knoppen:

  Zet alle (gebundelde) documenten ter verwerking in de workflow.
  Berg de geselecteerde documenten op in een ordner.
  Voeg de geselecteerde documenten samen tot een bundel.
  Verwijder de geselecteerde documenten.
  Verander van schermweergave: Batches, Document(en) of Pagina's.
  Lijstweergave (details) van documenten.
  Bekijk de documenten als thumbnails (zie bovenstaande afbeelding).
  Bepaal de grootte van de thumbnails in je scherm: Standaard, Klein, Groot of Extra Groot.
   Sorteer de documenten op Datum of Naam.
  Bekijk documenten van een bepaalde administratie of van het gehele domein.


Onder elk document in de bundelbak zie je de volgende knoppen:

  Bewerk, verwijder of draai het document naar links of naar rechts.
 

Heb je twee pagina's gevonden die bij elkaar horen dan kun je deze op twee manieren samenvoegen:
  • door pagina 2 met je muis te verslepen naar pagina 1.  Daarmee wordt pagina 2 onder pagina 1 opgeborgen en zijn er twee documenten gebundeld tot één document.
  • door de pagina's die bij elkaar horen te selecteren (vinkje in checkbox) en vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Voeg de geselecteerde documenten samen tot een bundel' te klikken.
Gebundelde documenten zijn te herkennen aan het symbool linksboven het gebundelde document (bijvoorbeeld '2').



Eenmaal gebundelde documenten kun je weer ontkoppelen door te klikken op het schaartje onder het gebundelde document.

Heb je alle documenten goed bekeken en samengevoegd of verwijderd voor zover nodig, dan zet je de documenten door naar de 'Document(en)' workflow door linksboven in de bundelbak op de knop 'Markeer alle documenten als afgehandeld' te klikken. 
De workflow 'Te verwerken documenten' wordt nu automatisch geopend.



Zie ook: