Boekjaar afsluiten (jaarwerk)

Alleen een gebruiker met de rol externe accountant kan een boekjaar afsluiten.

Alvorens er gestart kan worden met het jaarwerk moeten er een aantal stappen worden doorlopen:
  • Volledigheid administratie(s) controleren
  • Maandcontrole
  • Volledigheid btw-aangiften en aanslagen loonheffing controleren
  • Administratie per balansdatum blokkeren
  • Indeling proef- en saldibalans
  • Proef- en saldibalans controleren
  • Vaste activa
  • Grootboekkaart en nabewerkingsfuncties (factuurbewerkingen)
  • Balansposten per balansdatum specificeren
  • Eindejaarsafsluiting van btw
  • Tussenrekeningen privé
  • Winstbestemming
  • Commerciële cijfers naar fiscale cijfers aansluiten
  • Markeringen controleren
  • Administratie per balansdatum afsluiten
  • Naar verslaggevingssoftware exporteren.


Volledigheid administratie(s)

Er moet worden gecontroleerd of de administratie in Yuki volledig aanwezig is.

De (on)volledigheid van een administratie wordt automatisch weergegeven in de Yuki postbus onder de kop 'Aandacht' links in je scherm. De onvolledigheid wordt weergegevens door rode bollen. Zolang er nog aandachtspunten open staan is de administratie onvolledig.

De klant moet worden gewezen op deze aandachtspunten en worden verzocht om de administratie volledig te maken door:
  • Het aanleveren van ontbrekende banktransacties, in- en verkoopfacturen
  • Het geven van een toelichting op de 'Vraagposten'
  • Acties in verband met niet verwerkte documenten.


Maandcontrole

Elke maand moet de administratie worden gecontroleerd op de volgende zaken: 
  • Inconsistenties
  • Bank
  • Volledigheid van de bank
  • Tussenrekeningen
  • Volledigheid van de inkoop
  • Volledigheid van de verkoop
  • Volledigheid van de vraagposten
  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • Belastingdienst
  • Te betalen salarissen
  • Loonheffingen
  • RC personeel
  • RC administraties
  • Duplicaatfacturen
  • Relaties
  • Verwerkte transacties.
De controle wordt uitgevoerd vanuit de Checklist van de portaal backoffice links in je scherm.

Voor een uitgebreide beschrijving van alle te doorlopen stappen van een maandcontrole zie deze pagina.


Volledigheid btw-aangiften en aanslagen loonheffing

Er moet worden gecontroleerd of alle btw-aangiften en aangiften loonheffing in de administratie aanwezig zijn (bolletje met staafjes).
Alle btw-aangiften moeten de status 'Historisch' of 'Afgesloten' hebben. De suppletie mag de status 'Concept' hebben.
 

Administratie per balansdatum blokkeren

De proef- en saldibalans vind je in de module 'Boekhouding' links in je scherm (bolletje met staafjes).

Selecteer in de kalender het desbetreffende boekjaar.
In de grijze balk staat 'Controle status'. Daarnaast staat een hangslot dat op 'Open' staat. Door te klikken op het hangslot wordt het gesloten en staat er vervolgens 'Geblokkeerd'.
De administratie is nu geblokkeerd voor wijzigingen voor alle gebruikers zonder de rol van externe accountant. Gebruikers met de rol van externe accountant kunnen nog wel wijzigingen aanbrengen omdat zij het boekjaar moeten afsluiten.

Voor meer info over het blokkeren of afsluiten van een administratie zie deze pagina.

Nadat het afsluiten van het boekjaar is afgerond kan het boekjaar worden afgesloten zodat geen enkele gebruiker wijzigingen meer kan aanbrengen.


Indeling proef- en saldibalans

De proef- en saldibalans is als volgt ingedeeld:
  • Beginbalans: opening D en opening C
  • Transacties: debet en credit
  • Eindbalans: saldo D en saldo C.
Je kunt kiezen tussen een commerciële weergave en een fiscale weergave. Daarnaast kun je ook kiezen om grootboekrekeningen met een nihil saldo te tonen of te verbergen. Deze beide opties bevinden zich bovenin je scherm.

Per regel wordt een grootboekcode getoond. Achter elke regel staat één van de volgende iconen:
  • Wolk: voor het maken van aantekeningen (in een apart scherm) bij de grootboekkaart
  • Document: voor het koppelen van documenten/bijlagen uit het archief aan de grootboekkaart.  Denk hierbij aan documenten over een lening of de activastaat.
  • Vierkant: voor het akkoord of als gecontroleerd markeren van een grootboekkaart.
Na de akkoord markering verschijnt er een groen vinkje in het vierkant. Wanneer er achter een grootboekregel een rood kruis verschijnt dan zijn er correcties gemaakt nadat een grootboekkaart voor akkoord is gemarkeerd.
Door de muis boven het vierkant te houden verschijnt de controle status van het 'akkoord' markeren.


Controle proef- en saldibalans

Je kunt nu starten met het corrigeren en afronden van de proef- en saldibalans.

Door op een grootboekkaart te klikken wordt de grootboekkaart geopend. In de grootboekkaart kun je doorklikken naar de boekingen van de in- en verkoopfacturen, banktransacties en memoriaalboekingen. Je kunt de boekingen controleren en desgewenst corrigeren.

Per regel kun je de status van de grootboekcode bijhouden door het maken van aantekeningen, het koppelen van documenten uit het archief en door het akkoord markeren van de grootboekcode.

De grootboekcodes 'tussenrekeningen btw (18...) en tussenrekeningen privé (05...) worden pas afgehandeld als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
  • Alle andere posten in de proef- en saldibalans zijn gemarkeerd als gereed
  • De suppletie omzetbelasting is op de status 'Historisch' gezet.


Vaste activa

In de grootboekkaarten voor de vaste activa (01000 t/m 02980) vind je de vaste activastaat.

LET OP!
Deze vaste activastaat is niet geschikt voor fiscale toepassingen zoals herinvesteringsreserve en willekeurige afschrijvingen. Daarnaast zijn de presentatie mogelijkheden beperkt.


Grootboekkaart en nabewerkingsfuncties (factuurbewerkingen)
 
Vanuit de grootboekkaart kun je deze nabewerken en/of wijzigen. Je kunt hierbij o.a. gebruik maken van de volgende opties:
  • Overloopposten boeken
  • Over perioden spreiden
  • Grootboekcodes wijzigen
  • Btw-codes wijzigen.
Deze optie kun je gebruiken door rechts van elke regel in de grootboekkaart te klikken op een wit icoontje met penseel.

Voor meer info over de nabewerkingsfunctie zie deze pagina.

In een geopende in- of verkoopfactuur kun je ook een factuurbewerking uitvoeren door bovenin je scherm te klikken op de knop 'Factuurbewerkingen' (het icoon met steeksleutel en schroevendraaier).

Voor meer info over factuurbewerkingen zie deze pagina.


Specificatie balansposten per balansdatum

In de module 'Boekhouding' (bolletje met staafjes) zijn de volgende onderdelen aanwezig:
  • Bezittingen en schulden'
  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • RC Personeel.
Na het openen van debiteuren, crediteuren en RC Personeel is het mogelijk om per balansdatum specificaties van de balanssaldi op te halen in een PDF document.bea
De saldi van deze specificaties sluiten aan met de saldi in de proef- en saldibalans.

Bovenin in je scherm kan je de balansdatum ingeven. Vervolgens is het mogelijk om de online versie te wijzigen in een versie die kan worden afgedrukt.

In het onderdeel 'Bezittingen en schulden' kan er een specificatie per balansdatum worden opgehaald van:
  • 13200 Nog te factureren
  • 13300 Nog te ontvangen (goederen en diensten)
  • 16100 Nog te ontvangen facturen
  • 16150 Nog te leveren goederen en diensten.
De saldi worden hier gepresenteerd per leverancier/factuur. Bovenin je scherm kan je de online versie wijzigen in een PDF document.


Eindejaarsafsluiting van btw

Hiervoor doorloop je een aantal stappen:
  • Alle btw-aangiften afsluiten (versturen of op 'Anders verstuurd' dan wel 'Historisch' zetten)
  • De administratie blokkeren
  • Concept btw-aangifte van volgend jaar afsluiten
  • Tussenrekeningen btw op nul zetten
  • De administratie, indien gewenst' afsluiten.

Alle btw-aangiften afsluiten

Alle posten in de proef- en saldibalans behalve de tussenrekeningen btw (18...) en tussenrekeningen privé (05...) zijn gereed gemarkeerd.

Nu kan je de suppletie aangifte controleren en op 'Afgesloten' ('Historisch') zetten:
  • Open de suppletie aangifte
  • Klik bovenin je scherm op de knop 'Kleine ondernemersregeling' (alleen bij persoonlijke ondernemingsvormen).
    De KOR wordt nu berekend en indien van toepassing automatisch verwerkt in de proef- en saldibalans.
  • Klik nu bovenin je scherm op de knop "Historisch'.
    De aangifte is nu afgesloten.
Je kunt het PDF document afdrukken en versturen naar de Belastingdienst.

De banktransactie van de betaling of incasso kan worden gematcht met de suppletie aangifte.

Tussenrekeningen btw op nul zetten

Nu moeten de saldi op de tussenrekeningen btw (18...) worden overgeboekt naar grootboekrekening '24000 belastingschulden btw'.

LET OP!
Dit mag NIET in een memoriaalboeking want dan wordt er een nieuwe suppletie aangifte aangemaakt.

Je doorloopt de volgende stappen:
  • Ga naar de proef- en saldibalans
  • Open de grootboekrekening '18000 btw over leveringen/diensten belast met hoog tarief'.
  • Bovenin je scherm klik je op de knop '(0) saldo op 0 boeken'.

    Nu wordt het saldo per balansdatum in een zogenaamde 'eindejaarscorrectie' overgeboekt naar grootboekrekening 'Belastingschulden btw'.  Een synoniem voor eindejaarscorrectie is 'periode 13'.  Deze boeking verschijnt niet in de proef- en saldibalans van het onderhavige boekjaar. Deze boeking wordt direct verwerkt in de beginbalans van het nieuwe boekjaar.
Controleer nu of in de proef- en saldibalans van het nieuwe boekjaar of de tussenrekeningen btw (18...) op de beginbalans nu nihil zijn.

Het saldo van grootboekrekening '24000 Belastingschulden btw' per balansdatum moet aansluiten met de openstaande aangiften omzetbelasting per balansdatum.


Tussenrekeningen privé

De tussenrekeningen privé (05...) moeten nu worden overgeboekt naar grootboekrekening '05000 Kapitaal'.

Ook hiervoor wordt de functie 'Nulstellen' in de grootboekkaart gebruikt.


Winstbestemming

De winstbestemming voor een B.V. moet worden geboekt d.m.v. een memoriaalboeking.
De winstbestemming voor een eenmanszaak, VOF of maatschap moet worden geboekt m.b.v. een eindejaarscorrectie.

Het maken van memoriaalboekingen wordt beschreven op deze pagina.


Aansluiting commerciële cijfers naar fiscale cijfers

Via een fiscale correctie kan je de aansluiting maken van een commerciële naar een fiscale balans en een fiscale winst- en verliesrekening.
  • Open de module 'Boekhouding' en klik links in je scherm op de link 'Memoriaal'
  • Klik bovenin je scherm op de knop 'Fiscale correctie'.
    Maak hier de boeking voor de fiscale correcties.
In de proef- en saldibalans kan er nu worden gekozen voor een commerciële en fiscale weergave. De overzichten 'Bezittingen en schulden' en 'Omzet en kosten' wijzigen automatisch mee.


Controle markeringen

Controleer nu of alle grootboekrekeningen in de proef- en saldibalans voor akkoord zijn gemarkeerd (groen vinkje).

Wanneer achter een grootboekregel een rood kruis verschijnt dan zijn er correcties uitgevoerd nadat een grootboekrekening voor akkoord is gemarkeerd:
  • Houd de muis op het vierkant waardoor de controle status van het gereed markeren verschijnt
  • Controleer de wijziging
  • Verwijder de markering
  • Na akkoord kun je weer opnieuw markeren.


Administratie per balansdatum afsluiten

Nadat het afsluiten van het boekjaar is afgerond kan het boekjaar worden afgesloten zodat geen enkele gebruiker (dus ook niet de externe accountant) wijzigingen meer kan aanbrengen.

De proef- en saldibalans vind je in de module 'Boekhouding' links in je scherm (bolletje met staafjes).

Selecteer in de kalender het desbetreffende boekjaar.
In de grijze balk staat 'Controle status'. Daarnaast staat een hangslot dat op 'Geblokkeerd' staat. Door te klikken op het hangslot verschijnt nu de melding 'Afgesloten'.

De administratie is nu ook geblokkeerd voor wijzigingen voor alle gebruikers met de rol van externe accountant. 

Voor meer info over het blokkeren of afsluiten van een administratie zie deze pagina.


Naar verslaggevingssoftware exporteren

Open de module 'Boekhouding' en klik vervolgens links in je scherm op de link 'Exporteren' om de proef- en saldibalans naar de verslaggevingssoftware te exporteren.


Zie ook: