Bevestigingsbrief btw aangifte

Deze functie is enkel beschikbaar voor Belgische domeinen

Introductie
Nadat een btw-aangifte definitief is gemaakt of klaargezet voor verzamelen, kun je aan de klant een mail of brief sturen waarin je de verzending van de btw aangifte bevestigt. In de brief is informatie opgenomen over het saldo van de aangifte, over het te betalen bedrag en over eventueel te betalen voorschotten. In de taakbalk verschijnt dan de knop "Bevestigingsbrief"


Nadat je op die knop klikt verschijnt er direct een concept brief op je scherm. De inhoud van de brief is afhankelijk van:
  • Het saldo van de aangifte
  • Het saldo van de rekening courant btw (rekening 494900)
  • Of een eventueel te vorderen saldo werd teruggevraagd
De brief enigszins aanpassen
Je kunt enkele zaken in de brief aanpassen:

De aanhef: Ga met de muis over de aanhef en klik op de hyperlink. Daar kun je aanpassen hoe de contactpersoon wordt aangesproken. Als je dat wijzigt wordt de aanhef in de adreskaart van die contactpersoon aangepast.

Het saldo van de Rekening courant: Om te bepalen of er nog een bedrag moet worden betaald en of er voorschotten moeten worden bepaald wordt gekeken naar het saldo van de Rekening courant btw (494900). Heeft die een voldoende hoog saldo (te vorderen) dan wordt dat saldo in mindering gebracht op de te betalen bedragen. Met een knop in de taakbalk kun je snel even controleren of de rekening courant is bijgewerkt en of dat saldo wel klopt.  In dat verband is belangrijk dat nalatigheidsinteresten van de Btw-administratie via een diverse post worden geboekt op de Rekening courant btw (494900) zodat ook dat openstaand bedrag wordt opgenomen voor de berekening van de btw-brief. Tevens kun je met een knop even het laatste btw uittreksel opvragen indien dat in de kaft "Belastingen" is opgeladen. Dit kan ook helpen bij het bepalen van het meest recente saldo.

Mocht het saldo anders zijn dan de stand van de rekening aangeeft, dan kun je die tijdelijk even aanpassen (voor deze brief). Dat doe je door in de brief op de tekst "rekening courant btw" te klikken. Er wordt geen wijziging in het grootboek doorgevoerd. Dit is enkel om ten behoeve van de bedragen in de brief een aanpassing door te voeren.

De taal
De brief is beschikbaar in 3 talen: Nederlands, Frans en Engels.

Versturen van de brief
Als de brief correct is kan deze geprint worden of per email verstuurd worden naar de klant. Standaard gaat de email naar de hoofdcontactpersoon van de administratie. Indien die naar een andere gebruiker gestuurd moet worden kun je dat aanpassen bij Domein -> Instellingen -> Berichten.
De afzender is het email adres dat vastgelegd is bij het adres van het portaal van je kantoor. Dit moet een werk email adres zijn.

Na het versturen van de brief wordt er ook een pdf kopie van de brief in het archief geplaatst, in kaft "Belastingen", tab "BTW".

Na het versturen van de brief wordt er ook een pdf van de brief in het archief geplaatst, in kaft "Belastingen", tab "BTW". Bij het versturen wordt in de documentnotities het tijdstip van versturen en de e-mailadressen waarnaar het document is verstuurd, vastgelegd.

Zie ook:




Comments