Betaallijst beveiliging

Betaallijst beveiliging maakt het mogelijk om per documenttype aan te geven of deze direct in de betaallijst mogen worden gezet of dat ze standaard eerst ter goedkeuring de betaalstatus 'In behandeling' moeten krijgen.
Documenten met de betaalstatus 'In behandeling' moeten handmatig worden vrijgegeven voordat ze in de betaallijst zichtbaar worden.

Alleen de eigenaar van het domein (rol 'Directie') en gebruikers met de rol 'Directie' én 'Security manager' kunnen de betaallijst beveiliging instellen. De eigenaar van het domein krijgt automatisch de rol 'Security manager'.

LET OP!
De betaallijst beveiliging kan nog strikter worden gemaakt door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten.

De betaallijst kent drie mogelijkheden: 

  • Betaalbaar gesteld: alle posten die handmatig of via een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden
  • In behandeling: alle posten die eerst moeten worden goedgekeurd (vrijgegeven) voordat ze betaald kunnen worden
  • Onderwegalle posten die al betaald zijn maar nog gematcht moeten worden met de betaling.


Met behulp van de betaallijst beveiliging kan de Security manager sturen:

  • Welke documenten standaard op betaalstatus 'In behandeling' worden gezet of direct 'Betaalbaar gesteld' kunnen worden
  • Welke (gebruikers)rol de documenten 'In behandeling' mag goedkeuren
  • Wie (één of meer gebruikers) de documenten via een SEPA betaalbestand mag betalen (rol 'Procuratie').

LET OP!
Indien de betaallijst beveiliging niet is ingeschakeld komen te betalen documenten direct in de betaallijst terecht. Elke gebruiker met financiële rechten ('Financiële administratie' en 'Externe accountant') óf de rol 'Directie' kan dan een SEPA betaalbestand aanmaken, wijzigen, definitief maken en naar de bank versturen.


Open de module 'Bank' en klik links in je scherm op 'Betaallijst'.

Het volgende scherm wordt geopend:



Klik rechtsboven in je scherm op de knop 'Instellingen'.

Het volgende scherm wordt geopend:



Schakel de betaallijst beveiliging in door deze te selecteren.

Het volgende scherm wordt geopend:



De Security manager selecteert hier:
  • Documenten die standaard op betaalstatus 'In behandeling' worden gezet

    LET OP!
    Wanneer salarisstroken standaard de betaalstatus 'In behandeling' krijgen geldt dit ook voor de aangiften loonheffing.

  • De rol die gebruikers moeten hebben om documenten 'In behandeling' goed te keuren
  • Welke gebruikers een SEPA betaalbestand mogen aanmaken of wijzigen om documenten te betalen.

    LET OP!
    Deze gebruikers moeten natuurlijk al financiële rechten (rol 'Financiële administratie' en 'Externe accountant') hebben of de rol 'Directie'.


Goedkeuren documenten 'In behandeling'

Afhankelijk van de betaallijst beveiliging kunnen alle gebruikers met een bepaalde rol (standaard is 'Directie') alle documenten die standaard op betaalstatus 'In behandeling' zijn gezet goedkeuren. 



Om alle geselecteerde documenten goed te keuren klik je bovenin je scherm op de knop 'Vrijgeven voor betaling'. De facturen komen nu in de betaallijst te staan met betaalstatus 'Betaalbaar gesteld'. 

LET OP!
Afhankelijk van de betaallijst beveiliging kunnen alle gebruikers met een bepaalde rol (standaard is 'Directie') documenten die betaalbaar zijn gesteld altijd weer 'In behandeling' zetten door te klikken op de knop 'In de wacht gezet'.



LET OP!
Documenten in 'Onderweg' kunnen opnieuw betaalbaar gesteld worden door de desbetreffende documenten te selecteren en vervolgens te klikken op de knop 'Zet in betaallijst'.



Aanmaken SEPA betaalbestand  

Afhankelijk van de betaallijst beveiliging kunnen alle gebruikers met procuratierechten documenten via een SEPA betaalbestand betalen. 


Om alle geselecteerde documenten met de betaalstatus 'Betaalbaar gesteld' in een SEPA betaalbestand op te nemen klik je bovenin je scherm op de knop 'Bereid betaling voor'.

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie Betalen via SEPA betaalbestand.



Zie ook: