Algemene voorwaarden en Verwerkersovereenkomsten (instellingen)

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomsten bekijken, afdrukken en/of downloaden. Ze blijven altijd beschikbaar in het portaal.

Algemene voorwaarden
Met de komst van de GDPR was het noodzakelijk om de algemene voorwaarden te vernieuwen. Op 25 mei 2018 zullen bij Yuki de nieuwe algemene voorwaarden, als toevoeging op de huidige overeenkomst, in werking treden.
De vernieuwde algemene voorwaarden voldoen aan de laatste Europese wet- en regelgeving omtrent de privacy.

Verwerkersovereenkomst met Yuki
Yuki heeft als (sub)verwerker ook de verantwoordelijkheid om een verwerkersovereenkomst te sluiten met partners. In deze overeenkomst staan de afspraken die worden gemaakt over de verwerking van  persoonsgegevens, procedure rondom datalekken, recht op audit en de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn  genomen in de software. 

Eigen verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer)
Daarnaast heeft het accountantskantoor als (sub)verwerker ook de verantwoordelijkheid om een eigen verwerkersovereenkomst te sluiten met de klant (ondernemer).  

De verwerkersovereenkomsten dienen te worden bevestigd door de tekenbevoegde
Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' is tekenbevoegd voor de verwerkersovereenkomst met Yuki. 
De eigenaar van een domein en alle gebruikers met de rol 'Directie' zijn tekenbevoegd voor je eigen verwerkersovereenkomst met je klant (ondernemer).

Voor een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' zijn de algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomsten in het portaal en de domeinen niet zichtbaar.

Vanuit het Backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op 'Instellingen'.



In het nu geopende scherm klik je op het icoon 'Algemene voorwaarden'.



Het volgende scherm wordt geopend:




Algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst met Yuki

Klik op de 'Algemene voorwaarden' om deze te bekijken, afdrukken en/of te downloaden.

De verwerkersovereenkomst met Yuki dient te worden bevestigd door de tekenbevoegde. Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' is tekenbevoegd.

Klik op de GDPR 'Verwerkersovereenkomst' om deze te bekijken, af te drukken en/of te downloaden en als deze nog niet is bevestigd, te bevestigen.



Je bevestigt de overeenkomst door het vakje voor de regel: 'Ik heb de verwerkersovereenkomst gelezen en accepteer hierbij de overeenkomst als tekenbevoegde namens Training Accountant' aan te vinken en vervolgens op de knop  'Bevestigen' te klikken.



Je (de tekenbevoegde) bevestigt de overeenkomst door het invoeren van je wachtwoord.


Klik vervolgens op de knop 'Bevestigen'.



Hierna ontvang je een e-mail met de getekende overeenkomst, deze zal worden gestuurd naar het e-mailadres waarmee je hebt ingelogd. Deze e-mail wordt natuurlijk ook verstuurd naar Yuki.



Verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer)

De verwerkersovereenkomst met de klant dient te worden bevestigd door de tekenbevoegde. Alleen de eigenaar van een domein of een gebruiker met de rol 'Directie' is tekenbevoegd.

LET OP!
Zodra de klant de overeenkomst heeft bevestigd/getekend wordt een e-mail met de getekende overeenkomst verstuurd naar het e-mailadres van het accountantskantoor. Deze e-mail wordt natuurlijk ook verstuurd naar de klant.

Je kunt een eigen overeenkomst óf een Yuki voorbeeld overeenkomst uploaden om te laten ondertekenen door je klanten.  

LET OP!
De overeenkomst kan alleen worden geupload als PDF.

Eigen verwerkersovereenkomst

Om je eigen verwerkersovereenkomst beschikbaar stellen voor alle eigenaren of gebruikers met de rol 'Directie' in de domeinen van het portaal klik je op de gele tekst 'U kunt uw eigen overeenkomst uploaden die kan worden ondertekend door uw eigen klanten'.



Het volgende scherm wordt geopend:



Klik op de knop 'Bestand kiezen' en zoek en selecteer het bestand met je eigen overeenkomst. Klik vervolgens op de knop 'Bevestigen'. Je eigen verwerkersovereenkomst wordt geupload.

Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst

Om de Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst te gebruiken klik je op 'Download Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst.



Het voorbeeld document (in Word) wordt direct gedownload. Nadat je je eigen gegevens hebt verwerkt in dit voorbeeld upload je de aangepaste overeenkomst zoals hierboven beschreven bij 'Eigen overeenkomst'.

LET OP!
De aangepaste overeenkomst kan alleen worden geupload als PDF. 

LET OP!
De verwerkersovereenkomst met de klant kan maar één keer worden geupload. Mocht je de geuploade overeenkomst willen wijzigen neem dan contact op met Yuki support.



Je overeenkomst wordt nu direct via een pop-up ter ondertekening aangeboden aan de eigenaren van de domeinen en alle gebruikers met de rol 'Directie'.




Zie ook: