Aanmaken of wijzigen van herinnering lay-out

Met de Facturatie module (verkoopfacturen aanmaken en versturen) van Yuki kun je herinneringen en aanmaningen versturen. Het versturen van deze brieven kan handmatig of automatisch plaatsvinden. 

Je kunt daarbij in Yuki werken met de vier verschillende standaardbrieven voor een attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling. Voordat je gaat werken met herinneringen of aanmaningen dien je eerst de tekst en lay-out van deze brieven aan je bedrijf en je activiteiten aan te passen. De lay-out bepaalt hoe de herinnering of aanmaning eruit ziet, welke gegevens je erop wilt afdrukken, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail moet staan.

LET OP!
Bedenk wel bij het aanpassen dat de brieven na een vastgesteld aantal dagen worden verstuurd.

Open de module 'Verkoop', klik links in je scherm op 'Instellingen herinneringen' en open vervolgens het tabblad 'Lay-outs'.



LET OP!
Wanneer er een Nederlandse, Engelse, Franse of Duitse herinnering lay-out is aangemaakt, verschijnt de kolom 'Taal' in de bovenstaande instellingen.


Om een bestaande herinnering lay-out te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende herinnering lay-out. Voor het aanmaken van een nieuwe herinnering lay-out klik je bovenin je scherm op de knop 'Nieuwe lay-out'.

De volgende lay-out instellingen kunnen worden ingevoerd:
  • Algemeen
  • Instellingen
  • Onderwerp
  • Tekstinhoud
  • Pagina voettekst
  • Pagina-instellingen
  • Papier instellingen
  • Adres positionering
  • Logo positionering
  • Onderwerp van mail
  • Mail tekst.


Schermvoorbeeld bekijken

Als je klaar bent met de lay-out klik je linksboven in je scherm op de knop 'Bewaren' om je wijzigingen te bewaren.
Bekijk daarna het schermvoorbeeld om te zien of alle wijzigen het gewenste resultaat hebben opgeleverd.

Om de e-mail te testen adviseren wij om een testherinnering aan te maken en deze naar jezelf te versturen. Verwijder daarna wel de testherinnering uit je administratie om te voorkomen dat deze in de boekhouding terecht komt.

Standaard lay-out opnieuw aanmaken

Wanneer je van één of meer herinneringsniveaus de standaard lay-out hebt verwijderd kun je deze altijd opnieuw genereren (in de taal die je als gebruiker hebt ingesteld bij 'Persoonlijke voorkeuren') door te klikken op de knop 'Regeneratie standaard layouts'. 

Standaard lay-out bepalen

Je kunt binnen Yuki met meer dan één herinnering lay-out werken. Als je dat doet, kun je telkens als je een nieuwe herinnering maakt of verwerkt bepalen welke lay-out gebruikt moet worden. Je kunt kiezen welke lay-out Yuki dan standaard moet voorstellen. Voor een uitgebreide beschrijving zie Instellingen voor herinneringen.


Algemeen


  • Omschrijving: Geef je lay-out een herkenbare omschrijving mee.
  • Administratie: Geef aan voor welke administratie de lay-out is bedoeld (indien je meer dan één administratie hebt).
  • Taal: Het is mogelijk in Nederlandse domeinen voor een herinnering in het Nederlands, Engels, Frans of Duits te kiezen.


Instellingen



  • Voeg kopie van factuur toe: Geef aan of je een kopie van de factuur wenst mee te sturen (advies).
    Als je facturen niet in de verkoopmodule van Yuki hebt aangemaakt werkt het meesturen van een kopie van de factuur enkel bij verzending per e-mail. Pas je tekst in de herinnering hierop aan.
  • Herinneringsniveau voor automatische herinneringen:
    • 1 - Attendering
    • 2 - Herinnering
    • 3 - Aanmaning
    • 4 - Ingebrekestelling.
  • Gebruik deze layout voor automatische incasso of niet-automatische incasso?
    • Beiden
    • Automatische incasso
    • Niet-automatische incasso.


Onderwerp en tekst van brief


Onderwerp
Het onderwerp wordt direct boven de brieftekst afgedrukt. Je kunt het onderwerp ook leeg laten. In het onderwerp kun je ook met placeholders werken.

Tekstinhoud
Per lay-out kun je de tekst van de brief aanpassen aan de situatie. Zo kun je beginnen met een heel vriendelijke tekst voor je eerste herinnering en de tekst steeds dringender en formeler maken naarmate de factuur langer open staat. Let op bij het opmaken van de tekst of je standaard een kopie van de factuur meestuurt of niet. Doe je dat niet, dan moet je in de tekst van de brief (en eventueel ook in de tekst van de mail) al de gegevens van de factuur opnemen. Dat doe je door gebruik te maken van zogenaamde placeholders. Dat zijn verwijzingen naar o.a. gegevens van de factuur.


Pagina-indeling (voettekst)

Met behulp van de pagina instellingen bepaal je waar de gegevens op de herinnering worden afgedrukt. Dit is met name belangrijk als je dat wilt aanpassen aan je bestaande briefpapier. Onderstaande afbeelding geeft aan hoe de indeling wordt bepaald. 


Op de factuur onderscheiden we 3 secties:

Het tekstblok van de brief

Dit bestaat weer uit twee delen: 

  • het briefhoofd (klantgegevens)
  • de brieftekst (met de kolommen)

Pagina voetttekst

Dit blok wordt altijd helemaal onderaan de pagina afgedrukt. Dit kun je gebruiken voor het vermelden van bedrijfsgegevens etc. als die niet al op je briefpapier staan.




Pagina-instellingen

Met behulp van de pagina-instellingen bepaal je waar de gegevens van de herinnering op de herinnering worden afgedrukt. Dit is met name belangrijk als je dat wilt aanpassen aan je bestaande briefpapier.


  • Bovenmarge (in mm): Dit bepaalt waar de algemene gegevens van de herinnering (nummer en datum etc) t.o.v. de bovenkant van het papier begint. Let op dat je tussen de bovenkant en de gegevens van de herinnering soms ook nog een adresblok moet plaatsen. Dit adresblok is 30mm hoog.
  • Inspringen links (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte (linkermarge) je links wil aanhouden
  • Inspringen rechts (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte je rechts (rechtermarge) wil aanhouden
  • Inspringen onder (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte je wilt aanhouden tussen de onderste regel van de voettekst van de pagina en de onderkant van de pagina.
  • Lettertype: Selecteer hier het lettertype van tekst op de herinnering.
  • Lettergrootte: Selecteer hier de lettergrootte van tekst op de herinnering.


Papier instellingen

Bepaal nu eerst waar je de herinnering op wilt afdrukken.


 Je hebt drie mogelijkheden:
  • Blanco papier
  • Voorbedrukt briefpapier
  • PDF document.

Op blanco papier

Gebruik Yuki om je logo en bedrijfsgegevens direct mee af te drukken. Als logo wordt het logo gebruikt dat je hebt gekoppeld aan je administratieprofiel.

Voorbedrukt briefpapier

Yuki print enkel het adresblok en de brieftekst van de herinnering. Yuki print dan geen logo en geen voettekst van de pagina.

PDF document

Door een PDF document van je briefpapier aan de lay-out te koppelen print je de herinnering als het ware in dat document. Dit geeft een beter resultaat als het printen op blanco papier. Het is met name handig als je de herinnering per e-mail gaat versturen. je maakt eerste het gewenste herinneringspapier in bijvoorbeeld een tekstverwerker als MS Word of Pages. Hier plaats je dan het eigen logo, de adresgegevens en andere typische gegevens van een herinnering zoals KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer. Vervolgens bewaar je deze als PDF-document. Deze PDF kun je dan bij de herinnering lay-out instelling als bestand kiezen en dan zal deze als digitaal briefpapier worden gebruikt.



Adres positionering

Hiermee kun je bepalen waar het adres binnen het tekstblok wordt geplaatst.


  • Bovenmarge (in mm): Dit is gerekend vanaf de bovenzijde van de pagina.
  • Inspringen links (in mm): Dit is gerekend vanaf de linkerzijde van de pagina.
Als je te weinig ruimte hebt gehouden tussen de bovenzijde van de pagina en de start van het tekstblok om een adresblok te plaatsen, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd. 



Logo positionering

Dit is enkel relevant als je kiest voor afdrukken op blanco papier.




Onderwerp en tekst van mail

Als je besluit herinneringen per e-mail te gaan versturen kun je hier ook het onderwerp en de tekst van de e-mail aanpassen. 



In de tekst en in het onderwerp kun je ook variabele gegevens opnemen (zogenaamde placeholders). Die placeholders staan altijd tussen vierkante haken en hebben specifieke naam.



Zie ook: