Aanmaken of wijzigen van herinnering lay-out

In de module 'Facturatie (verkoopfacturen aanmaken) van Yuki kun je ook herinneringen en aanmaningen versturen. Het versturen va deze brieven kan handmatig of automatisch plaatsvinden. 

Je kunt daarbij uiteraard werken met verschillende brieven. Voordat je gaat werken met aanmaningen dien je eerst de lay-out en tekst van de brieven te bewerken. De layout bepaalt hoe de herinnering eruit ziet, welke gegevens je erop wilt afdrukken, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail moet staan.

Open voor het wijzigen van de huidige herinnering lay-out, of voor het aanmaken van een nieuwe lay-out de module 'Boekhouding', klik links in je scherm onder de kop 'Verkoop' op 'Herinneringen' en klik vervolgens op de tab 'Lay-outs. 

Hieronder wordt beschreven welke zaken bij de herinnering lay-out kunnen worden vastgelegd.


Algemeen

  • Geef je lay-out een herkenbare omschrijving mee.
  • Als je meer dan 1 administratie hebt, voor welke administratie is deze lay-out bedoeld.
  • Geef aan of je een kopie van de factuur wenst mee te sturen (advies).

Als je facturen niet in de verkoopmodule van Yuki hebt aangemaakt werkt het meesturen van een kopie van de factuur enkel bij verzending per email. Pas je tekst in de herinnering hierop aan.


Pagina instellingen

Met behulp van de pagina instellingen bepaal je waar de gegevens op de herinnering worden afgedrukt. Dit is met name belangrijk als je dat wilt aanpassen aan je bestaande briefpapier. Onderstaande afbeelding geeft aan hoe de indeling wordt bepaald. 


Op de factuur onderscheiden we 3 secties:

Het tekstblok van de brief

Dit bestaat weer uit twee delen: 

  • het briefhoofd (klantgegevens)
  • de brieftekst (met de kolommen)

De voettekst van de pagina

Dit blok wordt altijd helemaal onderaan de pagina afgedrukt. Dit kun je gebruiken voor het vermelden van bedrijfsgegevens etc. als die niet al op je briefpapier staan.


Type papier 

Bepaal nu eerst waar je de herinnering op wilt afdrukken. Je hebt drie mogelijkheden:

Op blanco papier

Gebruik Yuki om je logo en bedrijfsgegevens direct mee af te drukken. Als logo wordt het logo gebruikt dat je hebt gekoppeld aan je administratieprofiel.

Voorbedrukt papier

Yuki print enkel het adresblok en de brieftekst van de factuur. Yuki print dan geen logo en geen voettekst van de pagina.

PDF document

Door een PDF document van je briefpapier aan de lay-out te koppelen print je de herinnering als het ware in dat document. Dit geeft een beter resultaat als het printen op blanco papier. Het is met name handig als je de herinnering per email gaat versturen. 

Positioneren van gegevens

Positioneren van het factuurblok:
  • Bovenmarge (in mm): dit bepaalt waar de algemene factuurgegevens (nummer en datum, etc.) t.o.v. de bovenkant van het papier begint. Let op je moet tussen de bovenkant en de factuurgegevens soms ook nog een adresblok plaatsen. Dit adresblok is 30 mm hoog.
  • Inspringen links (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte (linkermarge) je links wil aanhouden.
  • Inspringen rechts (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte je rechts (rechtermarge) wil aanhouden.
  • Ondermarge (in mm): Dit bepaalt hoeveel witruimte je wilt aanhouden tussen de onderste regel van de voettekst van de pagina en de onderkant van de pagina.

Positioneren van het adresblok
Hiermee kun je bepalen waar het adres binnen het factuurblok wordt geplaatst.
  • Bovenmarge (in mm): Dit is weer gerekend vanaf de bovenzijde van de pagina.
  • Inspringen links (in mm): Dit is gerekend vanaf de linkerzijde van de pagina.

Als je te te weinig ruimte hebt gehouden tussen de bovenzijde van de pagina en de start van het faktuurblok om een adresblok te plaatsten, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd. 

Positionering van het logo
Dit is enkel relevant als je kiest voor afdrukken op blanco papier.


Brieftekst opmaken

Onderwerp 
Het onderwerp wordt direct boven de brieftekst afgedrukt. Je kunt het onderwerp ook leeg laten. In het Onderwerp kun je ook met placeholders werken.

Brieftekst 
Per layout kun je de tekst van de brief aanpassen aan de situatie. Zo kun je beginnen met een heel vriendelijke tekst voor je eerste herinnering en de tekst steeds dringender en formeler mate naarmate de factuur langer open staat. Let op bij het opmaken van de tekst of je standaard een kopie van de factuur meestuurt of niet. Doe je dat niet, dan moet je in de tekst van de brief (en eventueel ook in de tekst van de mail al de gegevens van de factuur opnemen. Dat doe je door gebruik te maken van zogenaamde placeholders. Dat zijn verwijzingen naar o.a. gegevens van de factuur.



E-mail tekst opmaken

Als je besluit herinneringen per email te gaan versturen kun je hier ook het onderwerp en de tekst van de email aanpassen. In de tekst en in het onderwerp kun je ook variabele gegevens opnemen (zogenaamde placeholders). Die placeholders staan altijd tussen vierkante haken en hebben specifieke naam.


Toolbar

Op de toolbar vind je o.a. de volgende opties:

Schermvoorbeeld bekijken
Als je klaar bent met de lay-out dien je de wijzigingen te bewaren. Bekijk daarna het schermvoorbeeld om te zien of alle wijzigen het gewenste resultaat hebben opgeleverd.

Om de email te testen adviseren wij om een test aanmaning aan te maken en deze naar jezelf te versturen. Verwijder daarna wel de testbrief uit je administratie, om te voorkomen dat deze in de boekhouding terecht komt.

Standaardwaarden herstellen
Klik op de knop 'Standaard' om weer terug te gaan naar de door Yuki voorgedefinieerde waarden.

Standaard lay-out bepalen
Je kunt binnen Yuki met meer dan een lay-out werken. Als je dat doet kun je telkens als je een nieuwe herinnering maakt of verwerkt bepalen welke lay-out gebruikt moet worden. Je kunt kiezen welke lay-out Yuki dan standaard moet voorstellen. Dat doe je bij de Instellingen herinneringen, op de tab 'Handmatige herinneringen'.


Zie ook: