Aandachtspunten in je administratie

Het Yuki platform houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van je boekhouding of je administratie aandacht nodig hebben. Zo wordt er gekeken of er ontbrekende facturen zijn, of de aanlevering van de bank extra aandacht nodig heeft. Ook melden we je hier terug als bepaalde zaken die je aangeleverd hebt niet verwerkt zijn. Die aandachtslijst vindt je in het linkermenu van het scherm. Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt en waar nodig actie ondernomen hebt, zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.. 





Digitale postbus
Hier tonen we het aantal documenten dat "van buitenaf" aan de administratie is aangeboden. Dit kan zijn dat het documenten betreft die via het email adres van de administratie of via de dropbox zijn binnengekomen. Documenten die je zelf hebt gescand of geupload staan niet in deze lijst. Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie werden aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van  "verdachte" aanbieders. Vind je die niet, markeer dan alle documenten en handel ze af, zodat ze uit de aandachtslijst verdwijnen en de teller weer op 0 staat. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar je backoffice, zodat die maatregelen kan nemen.

Niet verwerkt
Soms kan de backoffice bepaalde documenten of bankbestanden niet verwerken. Dat kan zijn diverse oorzaken hebben:
  • omdat de scan slecht of slechts gedeeltelijk leesbaar was
  • omdat het document al eerder aangeleverd was (duplicaat)
  • omdat het document niet in de boekhouding van deze administratie thuishoort
  • omdat het bankbestand niet herkend kon worden
  • andere redenen
Als de backoffice zo'n document of bestand tegenkomt, zal ze deze markeren als niet verwerkt. Onder dit aandachtspunt vind je een lijst van die documenten. Beoordeel zelf of het document dan opnieuw (betere scan of gehele scan) aangeleverd moet worden. Wat terecht niet verwerkt was (duplicaat, verkeerde administratie etc) hoef je uiteraard niet nogmaals aan te leveren. Handel ook deze lijst regelmatig af door de regels aan te vinken en op "Afhandelen" te klikken.

Bank
Onder dit punt worden 3 zaken gesignaleerd:
  • Bankrekeningen waarvoor minimaal 1 maand al geen transacties meer werden ontvangen
  • Bankrekeningen waarvan we zien dat er transacties ontbreken (missend afschrift of onvolledige export)
  • Bankrekeningen waarvan we het beginsaldo niet hebben, waardoor het eindsaldo ook niet klopt.
Als er aandachtspunten in deze lijst staan, zorg dan voor de aanlevering van de ontbrekende informatie. De alerts verdwijnen dan na verwerking van de ontbrekende zaken. Meer...

Inkoop / Aankoop / Verkoop
Hier tonen we de facturen die volgens onze analyse ontbreken. Het betreft meestal betalingen vanaf of naar een bankrekening of CC waarvan we de bijbehorende factuur niet hebben aangetroffen in de administratie. Welke actie je kunt ondernemen lees je hier.


TIP: Maak er voor jezelf voortdurend een wedstrijd van om de teller met aandachtspunten op 0 te krijgen...





Comments